• Ascon Assessoria Contábil

Envio de Documentos para Contabilização Mensal

Departamento Responsável:

Departamento Contábil


A quem se dedica?

Todas as empresas!


Prezados Clientes,


A ASCON, de maneira zelosa e sempre de forma conservadora, visando proteger a continuidade das empresas que são seus clientes, vêm cobrando mensalmente dos responsáveis pela parte financeira, fiscal e pessoal destas empresas o envio semanal, quinzenal ou no máximo mensal de todos os documentos que impliquem em pagamentos, recebimentos e contratação de obrigações de qualquer natureza em nome da empresa, para registro e contabilização!


Todos os direitos a receber, as obrigações a pagar, os pagamentos de quaisquer gastos, os recebimentos de quaisquer receitas, assim como seus comprovantes, devem ser necessariamente enviados para a contabilização. Se houver dúvidas quanto a contabilização ou não de determinado documento, o mesmo deve ser enviado para análise pelo responsável pela sua conta contábil na ASCON.


As empresas devem evitar ao máximo o pagamento de quaisquer operações em dinheiro, pois, além de não serem rastreáveis, a documentação comprobatória de que de fato houve a efetivação dos pagamentos é precária e, atualmente, dependendo do valor movimentado, a empresa estará obrigada a apresentação da DME (já tratada em outra circular) e o contador obrigado a informar essa operação junto ao COAF, ferramentas criadas pelo Governo como forma de prevenção aos Crimes de Lavagem de Dinheiro.


Sabemos que são muitos os detalhes exigidos das empresas para que a Conciliação Bancária e todas as conciliações contábeis sejam feitas dentro das normas legais, por isso é importante que algumas atitudes passem a fazer parte do dia-a-dia das empresas, tais como:

  • manter um controle rigoroso de todos os recebimentos em dinheiro e em cheques, bem como identificar todos os créditos em sua(s) Conta(s) Bancária(s), pois é um procedimento obrigatório a Conciliação Bancária de todos os pagamentos e recebimentos, para que, assim, tenhamos como comprovar a liquidação de cada uma destas operações, independentemente de sua tributação;

  • qualquer Contrato de compra e venda, de seguros, de financiamentos, empréstimos, acordos comerciais, trabalhistas, negociais, sindicais, contratos de câmbio, ou de qualquer fato que traga direitos ou obrigações para a empresa, devem ser imediatamente enviados para a ASCON, pois devem ser registrados os atos que gerem impacto econômico na Contabilidade, além de, em alguns casos, gerar impostos a serem recolhidos;

  • a identificação dos extratos bancários, sobre cada crédito e sobre cada saída de dinheiro da conta da empresa, deve ser realizada diariamente;

  • qualquer saída de numerário (pagamentos) tem necessariamente que possuir comprovante de sua quitação, bem como o documento fiscal que o acoberta. Nenhum pagamento deverá ser efetuado sem recibo de quitação (exceto se por boleto bancário ou crédito na conta do beneficiário). A empresa deverá exigir este documento no ato do pagamento, assim como os documentos fiscais, nunca aceitando que estes sejam enviados posteriormente;

  • os pagamentos efetuados por meio de Cartão de Crédito da Empresa deverão ter anexados todos os seus comprovantes, bem como as Notas Fiscais e Recibos de todas as despesas ou compras, visto que apenas o demonstrativo da fatura a pagar não é documento suficiente para contabilização;

  • todos os pagamentos realizados por meio da Internet (BankLine) deverão ter seus comprovantes impressos no ato dos pagamentos e anexados ao boleto bancário, bem como suas notas fiscais. Eles devem indicar o Beneficiário e a Nota Fiscal a que se refere. Comprovantes de “agendamentos” não servem como comprovantes de pagamento. Caso venham assim para a ASCON, até é possível fazermos a identificação e baixa do pagamento e recebimento na contabilidade, mas não servem como prova perante o Fisco ou terceiros;

  • para os pagamentos efetuados por meio de Cheques, todos deverão possuir “Cópia cheque”, que conterá a descrição detalhada de todos os dados constantes do cheque, nº do mesmo, seu valor e o Banco. A “Cópia Cheque” detalhará todos os dados relativos aos pagamentos (a quem se destinou, o nº da Nota Fiscal etc);

  • quando realizadas transferências bancárias por meio de DOC, TED etc, para pagamentos de títulos, boletos, fornecedores ou prestadores de serviços, ou quaisquer outras saídas do Banco, estes documentos deverão ser impressos e deverão ter anotações da identificação detalhada de todos os pagamentos, pessoas, notas fiscais, documentos, de forma completa e que evite a existência de dúvidas.

Temos observado que algumas empresas têm apresentado um grande atraso no envio destes documentos para a Contabilização, o que certamente dificultará a conciliação e comprovação dos pagamentos, bem como trará prejuízos a empresa.

Registrar todos os fatos econômicos, financeiros e jurídicos, no prazo de no máximo 15 a 30 dias, trará sem dúvida muita segurança à sua empresa e proporcionará relatórios que servirão para análise e tomada de decisões. Isto não acontece se os mesmos documentos não chegam a ASCON com a mesma freqüência e dentro dos prazos estabelecidos em nosso Contrato (que respeitam os prazos legais), podendo representar um risco para a empresa quanto a apuração de suas informações e seus impostos.


É oportuno registrarmos que todas as informações enviadas para a Contabilização são analisadas sob o aspecto fiscal, financeiro e contábil, antes de seu registro na Contabilidade. Somente com os Resultados Contábeis apurados corretamente é que poderemos proceder qualquer forma de Distribuição de Lucros aos Sócios, e assim, emitir os respectivos Informes de Rendimentos para informação na Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física.


O atraso no envio dos Documentos provocam atrasos na Apuração dos Resultados na Contabilidade e pode acarretar a descoberta tardia de que sua empresa está operando com prejuízo, prejudicando a tomada de decisões e atraso nos cálculos de tributos, principalmente para as empresas do Lucro Real.


Também poderá provocar atrasos na elaboração e transmissão das declarações para os órgãos federais, estaduais ou municipais, que geram multas. Lembramos que a cada ano a Receita Federal torna-se mais rápida e mais eficiente em suas cobranças.


Sabemos que, em muitos casos, esses documentos não são enviados ao Departamento Contábil porque a empresa ainda precisará deles para lança-lo em seu ERP, porém não há previsão para que consiga concluir essa tarefa por falta de tempo ou estrutura interna. Nesses casos específicos, nossa sugestão é a empresa envie esses documentos, mesmo que não tenha concluído esses lançamentos em seu sistema interno ainda, e que combine com o colaborador que a atende quanto a devolução. O padrão é contabilizarmos os documentos e devolvermos de forma arquivada, seguindo a escrituração contábil, porém, se o cliente preferir que façamos os lançamentos na ASCON e depois a devolução da forma como ele nos enviou para que dê continuidade aos controles internos da empresa, não há nenhum problema. Entendemos perfeitamente essas situações e tudo é uma questão de combinarmos os procedimentos!


Aproveitamos para esclarecer que os documentos enviados via e-mail são utilizados para a contabilização, mas não serão impressos, pois a guarda do original é obrigação da empresa.

Se houver qualquer dúvida a esse respeito, entre em contato com o Departamento Contábil. Estamos à disposição e prontos para auxiliá-los, mas essas informações são vitais para que possamos fazer um trabalho de qualidade para sua empresa! Contem conosco!




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