• Ascon Assessoria Contábil

GUARDA DE DOCUMENTOS: Novo Entendimento e ADI da RFB!

Departamento Responsável:

Departamento Contábil / Fiscal


A quem se destina?

A todas as empresas em geral.


Em 11 de outubro de 2019, a Receita Federal do Brasil (RFB) publicou o Ato Declaratório Interpretativo nº 04, de 09/10/2019, tratando da interpretação que passará a ser adotada pelo Fisco com relação ao § Único do Art. 195 do Código Tributário Nacional, como segue:



Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4, de 09 de outubro de 2019


“Art. 1º - Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos (Recibos, Comprovantes de pagamentos e entendemos incluir as Notas Fiscais) neles efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente para fins do disposto no parágrafo único do art. 195 da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 - Código Tributário Nacional (CTN). (grifos e notas nossos)


§ 1º - O documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade estabelecidos pelo art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, e pelo art. 1º da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.”


Apenas para conhecimento de todos os nossos Clientes, o Art. 195 da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966, que instituiu o Código Tributário Nacional (CTN) previa que:


“Art. 195 - Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.


Parágrafo único - Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.” (grifos nossos)


Ainda de acordo com este mesmo Ato Declaratório, os documentos originais PODERÃO ser destruídos após digitalizados – exceto pelos documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a legislação específica, sendo que os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão, eles próprios, também ser eliminados após transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações correspondentes, revogando assim o Parecer Normativo CST N nº 21, de maio de 1980, que estabelecia que, embora os documentos de interesse da fiscalização de tributos federais pudessem ser exibidos ao Fisco sob a forma de cópias obtidas a partir do processo de microfilmagem, desde que observados os requisitos e formalidades estabelecidos na legislação pertinente, os documentos originais deveriam permanecer conservados até a prescrição dos créditos tributários relativos às operações correspondentes, permitindo assim ao Fisco exigir a apresentação destes originais sempre que entendesse ser necessário. Vejam que esse entendimento é apenas da RFB e não está alinhado com os demais entes tributantes ou da administração tributária, trabalhista, previdenciária, razão pela qual ainda entendemos necessária a guarda dos documentos originais pelo prazo estabelecido em cada uma das legislações específicas. Para a RFB, a partir do ADI passa a ser uma faculdade adicional, mas não obriga demais órgãos da administração pública.


Sempre orientamos nossos Clientes no sentido que devem armazenar todos os documentos fiscais, contábeis, financeiros pelo prazo mínimo de 5 anos, a contar do exercício seguinte ao da entrega das obrigações acessórias. Exemplo: as transações do ano de 2019 (ano calendário) são objeto de declarações acessórias cumpridas (entregues) durante o ano de 2020; assim, conta-se 5 anos a partir do ano-seguinte (2021, 2022, 2023, 2024, 2025), podendo descartar os documentos em 2026. Agora, com essa nova legislação, aconselhamos a manter os originais pelo prazo da prescrição, conforme exemplo, e digitalizar os documentos antes de seu descarte, atendendo a legislação em questão, mantendo controles e ferramentas para identificar, localizar e apresentar ao Fisco em casos de processos administrativos, especialmente PER/DCOMP’s que ainda não se encontrem julgadas.


Salientamos que cada vez que uma obrigação acessória (declarações acessórias) é retificada, esses prazos são reiniciados, assim, estendendo o mesmo por mais 5 anos a contar do ano seguinte ao de sua retificação.


Esse prazo não abrange os aspectos trabalhistas, cuja comprovação de vínculos empregatícios e recolhimentos previdenciários dos sócios e empregados devem ser guardados pelo prazo necessário para sua aposentadoria. Salientamos a manter os prazos divulgados no Manual de Prazos Legais que elaboramos na ASCON, observadas as regras comentadas acima.


Equipe Técnica ASCON


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