• Ascon Assessoria Contábil

INVENTÁRIO DE BENS PATRIMONIAIS

Departamento Responsável:

Departamento Contábil


A quem se destina?

A todas as empresas, independente do porte ou da opção tributária.


O Inventário físico dos bens de sua empresa é uma forma segura de saber a existência de todo o imobilizado que ela possui, se estes estão operacionalmente ativos e sua condição de uso.


Além disso, permite que a empresa tenha uma melhor gestão destes bens, como, por exemplo:

  1. Controle da localização do bem;

  2. Identificação do seu responsável;

  3. Controle do histórico das manutenções preventivas e corretivas;

  4. Elaboração de uma política de normas e procedimentos de utilização, que auxiliará na redução de prejuízos da empresa por perdas com gastos inesperados por mau uso, falta de manutenção preventiva ou mesmo furtos, além da programação financeira para a reposição do bem ao final da sua vida útil;

  5. Suporte para as contratações de seguros, evitando que a empresa pague por prêmios de seguros superestimados ou descubra que a contratação foi insuficiente no momento que ocorrer um sinistro;

  6. Suporte no caso de contratações de financiamentos, onde estes bens poderão ser dados como garantias ou ainda como parte de pagamento. Sabendo as condições de produção de uma máquina, por exemplo, e o quanto ela ainda é capaz de produzir, irá ajudá-los na negociação.


Porém, é importante que a empresa se programe e defina todas as etapas do inventário dos bens patrimoniais antes mesmo de iniciar o levantamento físico. Definir quais os bens que serão inventariados, os locais que serão percorridos na empresa, até que valor uma aquisição será considerada um bem a ser controlado e quais as informações desejadas será primordial para o sucesso do inventário e evitará perda de tempo e desgastes desnecessários.


Todos os bens devem estar numerados; se não for esse o seu caso, comece definindo como será a numeração desses bens e como será a fixação desta numeração no bem. A identificação desta numeração deve ser feita por meio de placas de identificação onde, além da numeração, poderá constar a marca, modelo, série, tamanho, ano de fabricação e material do bem inventariado. Lembre-se que bens de terceiros não devem ser emplacados com a identificação da sua empresa.


Defina um cronograma e a movimentação que um bem poderá ter durante o processo, para que nada fique fora do levantamento.


Elabore os relatórios que devem ser preenchidos pelos participantes do inventário, determinando quais são as informações que eles deverão buscar no bem para que não seja necessário refazer o trabalho.


Adquirir o material que será utilizado durante o processo, tais como: placas de identificação, softwares de gerenciamento de bens (dependendo do tamanho da empresa), equipamentos de segurança para os executores do inventário (dependendo da área a ser percorrida), trenas e outros materiais de suporte, irá ajudar no processo, evitando sua interrupção por falta deles.


Treinar as pessoas que irão participar do inventário e montar um manual de procedimentos para eles poderá ajudar diminuir as dúvidas durante o processo.


Durante o processo, a empresa poderá, ao identificar o bem, avaliar qual o tempo de vida útil do mesmo, se ele poderá ser revendido ao seu final e por qual valor. Neste caso, a empresa informará à contabilidade o valor residual (provável valor para venda) e por quanto tempo ficará com o bem para que o mesmo possa ser depreciado contabilmente.


Sempre que a contabilidade recebe notas fiscais de compra de bens, ela escritura estas notas nos livros diários e no controle de ativo imobilizado e passa a depreciar o bem mensalmente, elaborando o mapa de depreciação de cada um deles. Essa depreciação será contabilizada como um gasto (que não envolve o caixa) e, se a empresa for optante pelo Lucro Real, estes gastos servem como redutoras de lucro para a tributação do imposto de renda e da contribuição social.


Desta forma, se um bem foi baixado, ou seja, se ele foi jogado fora ou teve qualquer outro fim e não foi informado à contabilidade, a apropriação do valor depreciado está irregular e precisará ser estornado imediatamente. Por outro lado, se, por exemplo, a depreciação de uma máquina pela análise do Fisco tem duração de 10 anos e para a empresa ela não durará mais que 05 anos, as taxas de depreciação aplicadas estão menores que a realidade apresentada pela empresa, impactando também nos seus resultados.


Com a fixação das placas de identificação nos bens já existentes, assim como em novos bens que venham a ser adquiridos, a empresa informar esse número do Ativo (que constará na placa) à Contabilidade para que possam utilizar este mesmo número nos seus registros, facilitando a identificação no momento da baixa, quer seja ela pelo motivo for.


Não esqueçam que todos os bens inventariados precisam ser listados e associados à sua nota fiscal de aquisição para que os mesmos possam ser contabilizados.


A ASCON não é responsável pela elaboração do inventário físico, seja dos bens patrimoniais, seja dos estoques de qualquer natureza, o que deve ser realizado pela própria empresa anualmente. Entretanto, se houver qualquer dúvida referente aos procedimentos necessários para o levantamento do inventário dos bens patrimoniais, nossa equipe do Departamento Contábil está apta para orientá-los.


Proibida reprodução desta matéria de forma parcial ou integral.

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